Mae defnyddio a datgelu data personol yn cael ei lywodraethu yn y Deyrnas Unedig gan Ddeddf Diogelu Data 2018 (y Ddeddf). Er mwyn darparu ein gwasanaethau efallai y bydd angen i Wasanaeth Tân ac Achub Gogledd Cymru (GTAGC) brosesu eich data personol.

Mae GTAGC wedi ymrwymo i drin eich data personol yn gyfreithlon ac mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio sut rydym yn gwneud hyn. Rydym yn diweddaru'r hysbysiad hwn o bryd i'w gilydd i adlewyrchu unrhyw newidiadau i'n gwasanaeth.

Mae Prif Swyddog Tân Gwasanaeth Tân ac Achub Gogledd Cymru wedi'i gofrestru fel 'rheolydd data' gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) ac mae'n gyfrifol am sicrhau bod y gwasanaeth yn trin yr holl ddata personol yn unol â'r gyfraith.

Fel cyflogai / cyn-weithiwr / ymddeol mae'r gwasanaeth yn prosesu llawer iawn o ddata personol ar draws nifer o wahanol adrannau. Am y rheswm hwn, dylid darllen yr hysbysiad preifatrwydd hwn ar y cyd â hysbysiadau eraill sydd ar gael ynghyd â'n polisïau a'n gweithdrefnau.

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio:

• sut rydym yn casglu, storio, defnyddio, datgelu, cadw a dinistrio data personol, gan gynnwys trwy ein gwefan.
• Mae'r camau a gymerwn i sicrhau bod data personol rydym yn ei brosesu yn cael ei ddiogelu.
• Yr hawliau sydd gan unigolion pan fyddwn yn prosesu eu data personol.
• Y mathau o ddata rydyn ni'n eu prosesu

Ein manylion cyswllt a'n Swyddog Diogelu Data

Gallwch gysylltu â'n Swyddog Diogelu Data os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon ynghylch sut rydym yn prosesu eich data personol.

Post:

Swyddog Diogelu Data
Pencadlys Gwasanaeth Tân ac Achub Gogledd Cymru
Ffordd Salesbury
Parc Busnes Llanelwy
Llanelwy
Sir ddinbych
LL 17 0JJ

E-bost: SDD@tangogleddcymru.llyw.cymru

Beth yw data personol?

Data personol yw unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud â pherson naturiol adnabyddadwy neu adnabyddadwy. 'Person naturiol adnabyddadwy' yw unrhyw un y gellir ei adnabod, yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol o wybodaeth, gan gynnwys trwy gyfeirio at enw, rhif adnabod, data lleoliad, dynodwr ar-lein neu i un neu fwy o ffactorau sy'n benodol i hunaniaeth gorfforol, ffisiolegol, genetig, meddyliol, economaidd, diwylliannol neu gymdeithasol y person naturiol hwnnw.

Pam rydym yn prosesu eich data personol?

Mae angen i ni ddefnyddio eich data i'n galluogi i gyflawni ein rhwymedigaethau cytundebol gyda chi fel cyflogai.  Gall enghreifftiau o'r defnydd hwn gynnwys:

• Gweinyddu prosesau recriwtio a hyrwyddo ac ar gyfer casglu neu ddosbarthu cyfeiriadau cyflogaeth.
• Darparu a gweinyddu hyfforddiant perthnasol.
• Rheoli perfformiad gweithwyr a phrosesau disgyblu.
• Cynnal cofnodion cyflogaeth gan gynnwys manylion pwy i gysylltu â nhw mewn argyfwng.
• Rheoli absenoldeb cyflogaeth oherwydd salwch.
• cynnal ymchwiliadau lle bu honiadau sy'n cwrdd â'n prosesau disgyblu.
• Cynnal cofnodion iechyd a diogelwch ynghylch damweiniau ac anafiadau agos.
• Cynnal cofnodion pensiwn cywir a chyfredol.
• I ganiatáu ar gyfer darparu ein gwasanaethau craidd.
• Cynnal systemau cyflogres priodol.
• Sicrhau ein bod yn hyrwyddo cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant o fewn y gweithle a phrosesau recriwtio a hyrwyddo.
• Cynnal cofnodion perfformiad gweithwyr.
• Ymateb i ac/neu amddiffyn yn erbyn hawliadau cyfreithiol.

Efallai y byddwn hefyd yn prosesu eich data i ganiatáu i ni fodloni ein buddiannau cyfreithlon neu ble i wneud hynny er budd y cyhoedd.  Gall y rhesymau hyn gynnwys:

• Cefnogi prosiectau sy'n gwella ein heffeithiolrwydd gweithredol (h.y. cyhoeddi straeon yn y wasg neu ar-lein).
• Caniatáu i unigolion gofrestru eu diddordeb ar unrhyw ddigwyddiad a gynhelir neu a gefnogir gan y gwasanaeth.
• Hwyluso cyfathrebu mewnol trwy fforymau, sgyrsiau gwe, cyfryngau cymdeithasol yn y gweithle neu gyfryngau eraill.
• Diogelwch effeithiol yn y gweithle – defnyddio CCTV yn ein hadeiladau neu o'u cwmpas.

Pa ddata personol rydym yn ei brosesu?

Efallai y byddwn yn prosesu'n bersonol yn y categorïau canlynol yn dibynnu ar y gwasanaeth a ddarperir:

• Manylion personol (megis enw, cyfeiriad a manylion bywgraffyddol)
• manylion cyswllt
• teulu, ffordd o fyw ac amgylchiadau cymdeithasol
• Manylion cyflogaeth, addysg a hyfforddiant
• delweddau sain a gweledol (e.e. o gamerâu a wisgir ar y corff, ffrydio byw neu CCTV)
• data lleoliad
• Wrth ymateb i argyfyngau neu ddigwyddiadau eraill, efallai y byddwn hefyd yn prosesu gwybodaeth sy'n ymwneud â'r digwyddiad, gan gynnwys manylion car neu eiddo, neu a oes unrhyw gemegau peryglus yn bresennol.
• Manylion ariannol
• nwyddau neu wasanaethau a ddarperir
• gwybodaeth sy'n adnabod bregusrwydd defnyddwyr, targedu parhaus,
• cyfeiriadau at gofnodion neu ffeiliau â llaw
• Gwybodaeth am iechyd a diogelwch
• manylion cwyn, digwyddiad a damweiniau
• barn ac asesiadau swyddogion a staff mewn perthynas ag unigolion yr ymdrinnir â hwy.

Efallai y byddwn yn prosesu rhywfaint o ddata categori arbennig neu droseddol a allai gynnwys:

• Gwybodaeth iechyd corfforol ac iechyd meddwl, wedi'i datgan a'i hamau.
• Tarddiad ethnig neu hiliol
• Aelodaeth o'r Undebau Llafur
• Credoau crefyddol neu gredoau eraill
• Cyfeiriadedd rhywiol

Efallai y byddwn hefyd yn prosesu rhywfaint o ddata troseddol, gan gynnwys:

• Achosion troseddol, canlyniadau a dedfrydau.

Bydd y mathau o ddata personol rydym yn eu prosesu yn amrywio yn dibynnu ar y diben. Ein nod yw prosesu'r isafswm o ddata personol sydd ei angen. Ni ddylech gymryd yn ganiataol ein bod yn cadw data personol yn yr holl gategorïau a nodwyd ar gyfer pob person.  Efallai na fydd y categorïau a nodwyd yn gyflawn oherwydd weithiau gallwn gasglu data personol mewn categorïau eraill at y dibenion a ddisgrifir.

Gellir prosesu Data Categori Arbennig a Throseddol at ddibenion megis:

• Cynnal ymgyrch recriwtio / hyrwyddo effeithiol
• Cefnogi iechyd a lles ac i atal neu reoli salwch ac anaf o fewn y gwasanaeth.
• Lle bo angen o ran cwynion neu faterion disgyblu gweithwyr.
• Profion camddefnyddio sylweddau.
• Byddai data troseddol yn cael ei ddefnyddio i sicrhau uniondeb ein gwasanaeth ac wrth ymchwilio i gwynion a chynnal fetio.

Lle rydym yn cael y data personol rydym yn ei brosesu?

Rydym yn casglu data personol o amrywiaeth o ffynonellau, gan gynnwys:

• Gall unigolion roi eu manylion ar ffurflenni cais, ailddechrau neu drwy ddarparu copïau o ddogfennau swyddogol fel pasbort, trwydded yrru ac ati.
• Trydydd Partïon – Mewn rhai achosion efallai y byddwn yn derbyn data gan gyn-gyflogwyr, darparwyr gwirio cefndir cyflogaeth, asiantaethau gwirio credyd a gwiriadau cofnodion troseddol a ganiateir gan y gyfraith.

Beth yw ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu data personol?

Bydd ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu yn amrywio yn dibynnu ar yr amgylchiadau. Fel arfer, y sail gyfreithiol berthnasol yw mai'r prosesu yw:

• angenrheidiol i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol (gan gynnwys cyfraith cyflogaeth)
• er budd y cyhoedd neu at ddibenion swyddogol
• At ein buddiannau teilwng neu fuddiannau trydydd parti

ac ar adegau

• gyda'ch caniatâd penodol y gallwch ei dynnu'n ôl ar unrhyw adeg

Pa fesurau diogelwch rydym yn eu defnyddio wrth brosesu eich data personol?

Rydym yn cymryd diogelwch yr holl ddata personol o dan ein rheolaeth o ddifrif. Rydym yn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol o ran diogelwch ac wedi rhoi gweithdrefnau ffisegol, electronig a rheolaethol ar waith i ddiogelu a sicrhau unrhyw ddata sydd gennym amdanoch chi.

Rydym yn sicrhau bod mesurau polisi a hyfforddiant priodol ar waith, gan gynnwys archwilio ac arolygu i ddiogelu ein systemau gwybodaeth â llaw ac electronig rhag colli a chamddefnyddio data. Rydym yn rheoli ac yn gwella ein cydymffurfiaeth â'r safonau a'r canllawiau perthnasol yn barhaus i sicrhau diogelwch data personol digonol a chyfredol.

Pa ddatgeliadau rydyn ni'n eu gwneud o'ch data personol?

Byddwn ond yn datgelu eich gwybodaeth i eraill pan fydd angen gwneud hynny.  Pan fyddwn yn gwneud hynny, rydym ond yn rhannu'r swm lleiaf posibl o ddata i gyflawni'r diben hwnnw.

Efallai y byddwn yn rhannu eich data yn fewnol rhwng gwahanol adrannau a gallem fod am amryw o resymau. Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu gyda chynrychiolwyr cyflogeion fel cynrychiolwyr undeb.

Yn allanol, efallai y byddwn yn rhannu data gyda'ch cyflogwr blaenorol, darparwyr cyflogres, pensiynau neu wasanaethau iechyd galwedigaethol.  Efallai y byddwn hefyd yn rhannu data â thrydydd partïon fel cynrychiolwyr cyfreithiol, y llysoedd, CThEM, y Swyddfa Gartref, Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch a'r Adran Gwaith a Phensiynau lle mae gofyniad cyfreithiol yn bodoli i wneud hynny.

Rydym yn penderfynu datgelu achos wrth achos, gan ddatgelu dim ond y wybodaeth bersonol sy'n angenrheidiol ac yn gymesur â phwrpas penodol a gyda rheolaethau a mesurau diogelu priodol ar waith.

Os byddwn yn gwneud datgeliadau y tu allan i'r Deyrnas Unedig a'r Ardal Economaidd Ewropeaidd i leoliadau nad oes ganddynt ddeddfau diogelu data mor eang, rydym yn sicrhau bod mesurau diogelu priodol ar waith i ardystio bod y data personol a ddatgelir wedi'i ddiogelu'n ddigonol.

Pa mor hir ydyn ni'n cadw eich data personol?

Rydym yn cadw eich data personol cyhyd ag y bo angen at y diben neu'r dibenion penodol yr ydym yn eu cadw.

Beth yw eich hawliau dros eich data personol rydym yn ei brosesu a sut y gallwch eu harfer?

O dan y Ddeddf, mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer mewn perthynas â data personol rydym yn ei brosesu amdanoch. Nid oes rhaid i chi dalu i arfer eich hawliau

Weithiau mae angen i ni ofyn am wybodaeth benodol gennych i'n helpu i gadarnhau pwy ydych chi a sicrhau eich awdurdod i arfer yr hawliau. Fodd bynnag, nid ydym yn rhannu gwybodaeth gyfrinachol am drydydd partïon neu wybodaeth sydd er budd diogelwch y cyhoedd a'u cadw'n ôl.

Hawl mynediad: Gallwch ofyn am fynediad i'r data personol sydd gennym amdanoch yn rhad ac am ddim. Fel arfer, byddwn yn ei ddarparu o fewn mis i dderbyn eich cais oni bai bod eithriad yn berthnasol. Gallwch ofyn am fynediad i'r data personol sydd gennym amdanoch gan ddefnyddio'r manylion cyswllt yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn.

Yr hawl i gael gwybod: Yn amodol ar gyfyngiadau mae gennych hawl i gael gwybod sut rydym yn cael eich gwybodaeth bersonol a sut rydym yn ei defnyddio, ei chadw a'i storio, a gyda phwy rydym yn ei rhannu. Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi'r wybodaeth honno i chi, yn ogystal â dweud wrthych beth yw eich hawliau o dan y deddfau perthnasol.

Yr hawl i gywiro: Os ydym yn cadw data personol amdanoch sy'n anghywir neu'n anghyflawn, mae gennych yr hawl i ofyn i ni ei gywiro. Gallwch ofyn i ni gywiro eich data personol gan ddefnyddio'r manylion cyswllt yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn. Byddwn yn eich ateb o fewn mis oni bai bod y cais yn gymhleth.

Hawl i ofyn am ddileu: O dan amgylchiadau penodol, mae gennych yr hawl i ofyn i ni ddileu eich data personol er mwyn atal ei brosesu parhaus lle nad oes cyfiawnhad i ni ei gadw. Yr amgylchiadau sy'n fwyaf tebygol o fod yn berthnasol yw:

• lle nad oes angen cadw eich data personol mwyach mewn perthynas â'r pwrpas y gwnaethom ei gasglu a'i brosesu ar ei gyfer;
• Lle mae rhwymedigaeth gyfreithiol i ddileu'r data;
• lle rydych yn tynnu eich caniatâd yn ôl i ni ddal eich data personol os ydym yn dibynnu ar eich caniatâd i'w ddal

Nid yw'r hawl i ddileu yn berthnasol os ydym yn prosesu eich data personol:

• i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol
• i osgoi rhwystro ymchwiliad, ymchwiliad neu weithdrefn swyddogol neu gyfreithiol
• osgoi rhagfarnu atal, canfod, ymchwilio neu erlyn troseddau neu gyflawni cosbau troseddol
• ar gyfer cyflawni tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol
• ar gyfer sefydlu, arfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol
• arfer yr hawl i ryddid mynegiant a gwybodaeth
• at ddibenion archifo er budd y cyhoedd, ymchwil wyddonol, ymchwil hanesyddol neu ddibenion ystadegol lle mae dileu yn debygol o'i gwneud yn amhosibl cyflawni neu amharu'n ddifrifol ar y prosesu hwnnw.

Os ydych am ofyn i ni ddileu eich data personol, gallwch wneud hynny gan ddefnyddio'r manylion cyswllt yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn. Byddwn yn ymateb i chi o fewn mis oni bai bod y cais yn gymhleth.

Yr hawl i gyfyngu ar brosesu: O dan amgylchiadau penodol, mae gennych yr hawl i ofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich data personol. Gall hyn fod mewn achosion lle:

• Rydych yn dadlau cywirdeb eich data personol
• Er ein bod yn gwirio'r cywirdeb
• mae eich gwybodaeth wedi'i phrosesu'n anghyfreithlon a'ch bod yn gwrthwynebu ei dileu ac wedi gofyn am gyfyngiad yn lle hynny
• lle nad oes angen eich data personol arnom mwyach ond bod ei angen arnoch i'w sefydlu, arfer neu amddiffyn hawliad cyfreithiol ac nad ydych am i ni ei ddileu

Yr hawl i gludadwyedd data: Mae gennych hawl i gael ac ailddefnyddio eich gwybodaeth bersonol at eich dibenion eich hun, gan ei drosglwyddo o un amgylchedd i'r llall. Mae'r hawl hon ond yn berthnasol i ddata personol a ddarperir gan unigolyn a lle mae'r prosesu yn seiliedig ar ei gydsyniad neu ar gyfer cyflawni contract a phan gyflawnir y prosesu hwnnw drwy ddulliau awtomataidd. Os hoffech drafod yr hawl hon, gallwch wneud hynny gan ddefnyddio'r manylion cyswllt yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn.

Yr hawl i wrthwynebu: Mae gennych hawl i wrthwynebu:

• prosesu yn seiliedig ar fuddiannau cyfreithlon neu gyflawni tasg er budd y cyhoedd.
• prosesu eich gwybodaeth ar gyfer ymchwil ac ystadegau gwyddonol a hanesyddol
• marchnata uniongyrchol.

Rhaid i unrhyw wrthwynebiad fod ar sail sy'n ymwneud â'ch sefyllfa benodol. Os ydych am arfer eich hawl i wrthwynebu, gallwch wneud hynny gan ddefnyddio'r manylion cyswllt yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn.

Hawliau sy'n gysylltiedig â gwneud penderfyniadau a phroffilio awtomataidd: Mae gennych hawl i beidio â bod yn destun penderfyniad pan fydd yn seiliedig ar brosesu awtomataidd yn unig (gan gynnwys proffilio) ac sy'n cynhyrchu effaith gyfreithiol neu effaith sylweddol debyg arnoch chi. Nid yw'r hawl hon yn berthnasol os yw'r penderfyniad wedi'i awdurdodi gan y gyfraith, yn angenrheidiol ar gyfer ymrwymo i neu gyflawni contract, neu os yw'n seiliedig ar eich caniatâd.

Yr hawl i dynnu caniatâd yn ôl: Mae gennych hawl i dynnu'ch cynnawd yn ôl lle rydym wedi dibynnu ar gydsyniad fel sail gyfreithlon i ddefnyddio neu rannu eich data.  Byddwn yn egluro hyn i chi pan fyddwn yn ei gasglu.

Yr hawl i gwyno i'r rheoleiddiwr (ICO): Mae gennych hawl i gyflwyno cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os nad yw'r Heddlu wedi datrys pryder diogelu data yn unol ag arfer da. Gellir cysylltu â'r ICO trwy eu gwefan: ico.org.uk neu dros y ffôn: 0303 123 1113.

Comisiynydd Gwybodaeth

Mae'r Comisiynydd Gwybodaeth yn gyfrifol am sicrhau ein bod yn cyflawni ein rhwymedigaethau a gellir cysylltu â nhw yn y ffyrdd canlynol:

Drwy'r post:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Swydd gaer
SK9 5AF

Ar-lein yn: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

Dyddiad y diweddariad diwethaf

Rydym wedi diweddaru'r hysbysiad preifatrwydd hwn ddiwethaf ar 13 Chwefror 2025. Rydym yn adolygu'r polisi preifatrwydd hwn yn rheolaidd ac yn ei ddiweddaru os bydd unrhyw ran o'r wybodaeth ynddo yn newid.