PWRPAS YR ADRODDIAD

1. Cynghori’r Aelodau am ofynion swyddi statudol Swyddog Monitro a Thrysorydd a cheisio cael cymeradwyaeth yr aelodau i ddechrau ar broses gystadleuol ar gyfer penodi i’r rheini o’r 1 Ebrill 2022 ymlaen.

CRYNODEB GWEITHREDOL

2. Mae swyddi Swyddog Monitro a Thrysorydd yn swyddi statudol y mae’n rhaid eu dal gan unigolion ag enw sydd â’r wybodaeth, y sgiliau a’r profiad perthnasol. Daw’r swyddi’n wag o 31 Mawrth 2022 ymlaen ac argymhellir cynnal proses benodi gystadleuol.

3. Dan delerau cyfansoddiad yr Awdurdod, dylai’r broses benodi gael ei goruchwylio gan bwyllgor a sefydlwyd ar gyfer hynny. Bydd y penodiad yn destun cymeradwyaeth gan yr Awdurdod llawn yn dilyn argymhelliad y pwyllgor hwnnw.

ARGYMHELLION

4. Bod yr aelodau’n nodi’r gofyniad i’r Awdurdod benodi i swyddi statudol Trysorydd a Swyddog Monitro, a’u bod yn cymeradwyo dechrau ar broses gaffael gystadleuol ar gyfer penodi i’r rheini o’r 1 Ebrill 2022 ymlaen.

CEFNDIR

5. Cafodd swydd statudol Swyddog Monitro ei sefydlu gan Ddeddf Llywodraeth Leol a Thai 1989 fel y’i diwygiwyd gan Atodlen 5 i Ddeddf Llywodraeth Leol 2000. Mae’n ofynnol i’r Swyddog Monitro ddarparu cyngor ac arweiniad i’r Awdurdod am faterion yn ymwneud â’r gyfraith a gweinyddu.

6. Cafodd swydd statudol Trysorydd ei sefydlu gan Ddeddf Llywodraeth Leol 1972. Mae hyn yn ei gwneud yn ofynnol fod pob awdurdod yn gwneud trefniadau ar gyfer gweinyddu ei faterion ariannol yn briodol, a bod y cyfrifoldeb hwnnw’n cael ei roi i unigolyn, sef y swyddog cyllid cyfrifol.

7. Mae’r gofyniad i benodi i’r swyddi statudol hyn yn cael ei gydnabod yng Nghyfansoddiad yr Awdurdod ac mae Erthygl 7 yn cynnwys swyddi dynodedig Swyddog Monitro a Thrysorydd. Oherwydd natur statudol y swyddi hyn, mae gofyniad iddynt gael eu dal gan swyddog ag enw.

8. Caiff yr adran berthnasol o’r Cyfansoddiad ei hatgynhyrchu yn Atodiad A er hwylustod, er mwyn cadarnhau hyd a lled a swyddogaethau’r swyddi hyn.

9. Mae gwasanaethau’r Swyddog Monitro cyfredol yn cael eu caffael gan Gyngor Sir y Fflint, ac mae’r swydd yn cael ei chyflawni gan swyddog ag enw, sef ei Brif Weithredwr, Colin Everett. Yn dilyn proses gystadleuol, cafodd y contract cyfredol ei roi o 1 Ebrill 2019 a bydd yn dod i ben ar 31 Mawrth 2022. Er bod dewis i ymestyn am gyfnod hyd at ddwy flynedd, doeth fyddai paratoi ar gyfer proses benodi ffurfiol i’w chwblhau cyn diwedd y flwyddyn ariannol gan fod Colin Everett yn gadael. Mae’r contract cyfredol yn cynnwys darparu ar gyfer dirprwy Swyddog Monitro a chaiff y gwasanaethau hyn eu darparu gan Gareth Owens, Swyddog Monitro Cyngor Sir y Fflint. Y bwriad yw gofyn i Gareth Owens barhau i gyflawni cyfrifoldebau’r Swyddog Monitro tan 1 Ebrill 2022.

10. Mr Ken Finch yw'r Trysorydd presennol, ac mae'n dal y swydd ers dechrau'r Awdurdod yn 1996. Mae Mr Finch wedi trafod y contract â'r Prif Swyddog Tân ac oherwydd ymrwymiadau eraill mae'n mynd yn fwyfwy anodd iddo ddarparu'r lefel briodol o gefnogaeth i'r Awdurdod. Ar ôl 25 mlynedd o ddarparu rôl Trysorydd, mae Mr Finch wedi cadarnhau ei fwriad i gamu i lawr at ddiwedd y flwyddyn.

GWYBODAETH

11. Mae rolau Swyddog Monitro a Thrysorydd yn gofyn am wybodaeth benodol am drefniadau awdurdodau lleol, gan gynnwys materion cyfansoddiadol, llywodraethu, rheoliadau a’r codau perthnasol. Dylai’r broses benodi alluogi ystyriaeth lawn o’r agweddau technegol hyn wrth ddyfarnu’r contractau.

12. Mae Cyfansoddiad yr Awdurdod yn gofyn am gadw at egwyddorion y sector cyhoeddus, sef bod yn agored a thryloyw a dylid hysbysebu ynghylch penodi i’r swyddi hyn mewn modd sy’n eu dwyn i sylw’r rhai a allai fod yn gymwys i’w cyflawni. Bydd angen cynnal proses benodi ffurfiol er mwyn sicrhau tryloywder, tegwch a gwerth am arian. Gofynnir am ragor o gyngor ac arweiniad gan ymgynghorwyr yr Awdurdod yn ystod y broses benodi ei hun.

13. Yn unol â gofynion y Cyfansoddiad, caiff y penodiad ei oruchwylio gan bwyllgor penodi a bydd yn ddarostyngedig i gymeradwyaeth yr Awdurdod Tân ac Achub llawn.

GOBLYGIADAU

Amcanion Llesiant Mae trefniadau llywodraethu cadarn yn ffactor allweddol wrth sicrhau bod yr Awdurdod yn gweithredu yn unol â’i amcanion llesiant.
Cyllideb Swyddi statudol yw’r rhain, a darparwyd cyllideb ar eu cyfer.
Cyfreithiol Mae penodi Swyddog Monitro a Thrysorydd yn ofyniad statudol.
Staffio Ni chanfuwyd unrhyw effaith.
Cydraddoldeb/Hawliau Dynol/Y Gymraeg Bydd y broses benodi yn rhoi ystyriaeth ddyledus i gydymffurfiaeth â’r agweddau hyn.
Risgiau Byddai methu â phenodi yn arwain at sefyllfa lle nad yw’r Awdurdod yn cyflawni ei gyfrifoldeb statudol ac y byddai’n agored i her gyfreithiol a risg i’w enw da.

Atodiad A

7. Swyddogion

7.1. Strwythur rheoli

(a) Rhaid i’r Awdurdod ymgysylltu â’r cyfryw bobl (y cyfeirir atynt fel swyddogion) fel yr ystyria’n briodol er mwyn cyflawni ei swyddogaethau. Caiff swyddogion eu hawdurdodi naill ai gan yr Awdurdod neu gan Bwyllgor i wneud penderfyniadau. Mae hyd a lled y pwerau dirprwyedig hyn wedi’u nodi yn y Cynllun Dirprwyaethau cyffredinol yn Rhan 3 o’r Cyfansoddiad hwn.

(b) Er nad oes gofyniad cyfreithiol i’r Awdurdod benodi Pennaeth y Gwasanaeth Cyflogedig, mae’r Awdurdod wedi dewis gwneud hynny fel mater o arfer dda. Pennaeth y Gwasanaeth Cyflogedig fydd yn pennu’r strwythur adrannol cyffredinol a’r defnydd o staff.

(c) Pennaeth y Gwasanaeth Cyflogedig, Swyddog Monitro a Phrif Swyddog Ariannol.

Bydd yr Awdurdod yn dynodi’r swyddi canlynol fel y dangosir:

SWYDD DYNODIAD
Prif Swyddog Tân/Prif Swyddog
Gweithredol/Trysorydd Pennaeth y Gwasanaeth Cyflogedig Adran 151
Clerc Swyddog Monitro

7.2. Swyddogaethau Pennaeth y Gwasanaeth Cyflogedig

(a) Cyflawni swyddogaethau gan yr Awdurdod

Bydd Pennaeth y Gwasanaeth Cyflogedig yn adrodd i’r Awdurdod ynghylch y modd y caiff y gwaith o gyflawni swyddogaethau’r Awdurdod eu cydlynu.

(b) Cyfyngiadau ar swyddogaethau

Ni chaiff y Swyddog Monitro fod yn Bennaeth y Gwasanaeth Cyflogedig, ond caiff ddal swydd Trysorydd os yw’n gyfrifydd cymwys.

7.3. Swyddogaethau’r Swyddog Monitro

(a) Cynnal ac adolygu’r Cyfansoddiad

Bydd y Swyddog Monitro’n cynnal fersiwn gyfoes o’r Cyfansoddiad, a bydd yn sicrhau ei fod ar gael yn eang i ddiben ymgynghori gan yr Aelodau, y staff a’r cyhoedd. Bydd yn cadw’r cyfansoddiad dan adolygiad yn unol ag Erthygl 11 isod.

(b) Sicrhau cyfreithlondeb a thegwch wrth wneud penderfyniadau

Ar ôl ymgynghori â Phennaeth y Gwasanaeth Cyflogedig a’r Trysorydd, bydd y Swyddog Monitro yn adrodd i’r Awdurdod os yw o’r farn y byddai unrhyw gynnig, penderfyniad neu hepgoriad yn arwain at anghyfreithlondeb neu os yw unrhyw benderfyniad neu hepgoriad wedi arwain at gamweinyddu. Bydd adroddiad o’r fath yn cael yr effaith o atal y cynnig neu’r penderfyniad rhag cael ei weithredu hyd nes y bydd yr adroddiad wedi cael ei ystyried.

(c) Safonau Moesegol

Bydd y Swyddog Monitro yn cyfrannu at hyrwyddo a chynnal safonau uchel o ymddygiad drwy:
(i) darparu hyfforddiant i’r Aelodau
(ii) cael, gweithredu ar sail, a phan fo’n briodol, ymchwilio i gwynion o honiadau o dorri’r Cod Ymddygiad, a hynny yn unol â’r Trefniadau ar gyfer Ymchwiliadau a Phenderfyniadau am y Cod Ymddygiad; a
(iii) darparu cyngor a chymorth i’r Pwyllgorau Archwilio a Safonau.

(d) Swyddog priodol ar gyfer mynediad at wybodaeth

Bydd y Swyddog Monitro yn sicrhau bod penderfyniadau’r Awdurdod a’i bwyllgorau ac adroddiadau swyddogion perthnasol a phapurau cefndirol yn cael eu darparu ar gyfer y cyhoedd cyn gynted ag y bo modd.

(e) Darparu cyngor

Bydd y Swyddog Monitro yn darparu cyngor ar hyd a lled pwerau’r Awdurdod, camweinyddu, priodoldeb ariannol, y Codau Ymddygiad, y Rheolau Sefydlog a’r protocolau i’r holl Aelodau, a bydd yn cynghori ac yn cefnogi’r Aelodau a’r swyddogion yn eu swyddi eu hunain.

(f) Cyfyngiadau ar swyddi

Ni chaiff y Swyddog Monitro fod yn Drysorydd nac yn Bennaeth y Gwasanaeth Cyflogedig.

7.4. Swyddogaethau’r Trysorydd

(a) Sicrhau cyfreithlondeb a darbodaeth ariannol wrth wneud penderfyniadau

Ar ôl ymgynghori â Phennaeth y Gwasanaeth Cyflogedig a’r Swyddog Monitro, bydd y Trysorydd yn adrodd i’r Awdurdod ac archwilydd allanol yr Awdurdod os yw o’r farn y bydd unrhyw gynnig, penderfyniad neu weithred yn golygu gwariant anghyfreithlon, neu’n anghyfreithlon ac yn debygol o achosi colled neu ddiffyg os yw’r Awdurdod ar fin cofnodi eitem o gyfrif yn anghyfreithlon.

(b) Gweinyddu materion ariannol

Bydd y Trysorydd yn gyfrifol am weinyddu materion ariannol yr Awdurdod.

(c) Darparu cyngor

Bydd y Trysorydd yn darparu cyngor ar amhriodoldeb ariannol, uniondeb a fframwaith polisi a chyllideb i bawb, a bydd yn cefnogi ac yn cynghori cynghorwyr a swyddogion yn eu swyddi eu hunain.
 
7.5. Ymddygiad

(a) Bydd y Swyddogion yn cydymffurfio â’r Protocol ar gysylltiadau rhwng Swyddogion ac Aelodau, a nodir yn Rhan 5 o’r Cyfansoddiad hwn.

(b) Rhaid i’r Swyddog Monitro gofnodi, mewn llyfr i’w cadw ar gyfer hyn, fanylion unrhyw hysbysiad a roddir gan Swyddog o’r Awdurdod dan Adran 117 o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, sydd o ddiddordeb ariannol mewn contract, neu gontract arfaethedig, a rhaid i’r llyfr fod ar gael yn ystod oriau swyddi i’w archwilio gan unrhyw Aelod o’r Awdurdod.

7.6. Cyflogaeth

Rhaid i’r gwaith o recriwtio, dethol a diswyddo swyddogion gydymffurfio â’r Rheolau Cyflogaeth Swyddogion a nodir yn Rhan 4 o’r Cyfansoddiad hwn.